Les problématiques rencontrées par les directions achats des PME en 2023 sont au cœur des enjeux de gestion des dépenses et de rentabilité des entreprises. L’article aborde trois défis majeurs auxquels font face les directions achats et la solution à adopter pour y faire face.
1/ Les achats de classe C : une gestion négligée aux conséquences coûteuses
- Mauvaise allocation des tâches
Les achats simples ou de classe C, sont des achats récurrents et peu complexes tels que la commande de fournitures de bureau, la gestion des déplacements professionnels, les achats de matériel informatique, etc.
Ce sont des achats qui n’entrent pas directement dans le processus de production d’une entreprise, mais qui sont pourtant nécessaires à son bon fonctionnement.
Que représentent les achats de la classe C sur toutes les catégories d’achats ?
- 5% des dépenses directes
- 60% des volumes de commande
- 75% des fournisseurs de l’entreprise
- 80% de nombre total d’articles
La gestion des achats de classe A et B est déjà sous contrôle au sein des directions achats. Ces deux premières catégories d’achats représentent en moyenne 95 % du budget achats en cumulé. Cependant, il en va autrement des achats de classe C qui représentent seulement 5 % des dépenses en entreprise.
Comment 5% du volume total d’achat peut-il représenter en pratique 60% du volume de commande, 75% du nombre de fournisseurs et 85% du nombre d’articles ?
- Les enjeux cachés des achats de classe C
Le résultat est sans appel : ils concentrent jusqu’à 70 % des coûts cachés au sein des directions achats. Bien qu’ils représentent peu de dépenses directes, ils entrainent de nombreux coûts indirects (achats hors processus, les réclamations ou encore les nombreuses transactions et livraisons).
Ces achats sont trop peu optimisés, diversifiés, dispersés, difficiles à prévoir, et réalisés dans l’urgence, de ce fait, ils sont relégués au second plan. De plus, le faible montant en jeu en termes de dépenses directes dissimule les véritables enjeux de l’optimisation des produits de classe C.
L’entreprise doit prendre en compte le coût complet plutôt que la simple dépense directe. Cela lui permettra d’avoir une vision réaliste du poids financier des coûts indirects liés aux achats de classe C et de les optimiser de manière efficace.
Comme nous l’avons vu, le contrôle des achats de classe C est négligé, à tort. Il s’avère essentiel d’optimiser ces achats pour réaliser des économies et un gain de productivité non négligeable.
– Libérer des ressources pour les achats stratégiques grâce à une gestion efficace des achats simples
Une gestion efficace des achats simples ou de classe C permet aux directions achats de gagner du temps et de libérer des ressources, leur permettant de se focaliser sur les achats stratégiques à haute valeur ajoutée.
Ces achats, complexes et stratégiques, comprennent par exemple la négociation de contrats avec des fournisseurs clés, la recherche de nouvelles sources d’approvisionnement, l’innovation dans les produits et services, la gestion des risques fournisseurs, etc.
2/ Manque d'organisation et de gestion efficace des contrats avec les fournisseurs
L’absence de contrats systématiquement établis et mis à jour ainsi que l’absence de catalogue négocié avec les fournisseurs entraine l’incapacité de créer des conditions d’achats génériques, compliquant ainsi la gestion des achats.
La gestion désorganisée des contrats entraîne un gaspillage de temps et de ressources. Le manque de processus crée une urgence constante dans le travail, car celui-ci doit constamment être réalisé à partir de zéro.
Les collaborateurs doivent consacrer davantage de temps à rechercher des informations contractuelles, coordonner des renouvellements, faire des modifications contractuelles, résoudre des problèmes plutôt qu’à se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Il est donc crucial pour les directions achats de mettre en place des processus et des outils appropriés pour gérer de manière proactive les contrats avec les fournisseurs.
3/ La diversité des processus d’achats en fonction des profils des acheteurs
Dans les PME, les directions achats font face à la diversité des processus d’achats en fonction des profils des acheteurs, ce qui entraîne du temps perdu et des inefficiences.
Chaque acheteur possède ses propres méthodes, préférences et habitudes de travail, ce qui se reflète dans la manière dont il gère les processus d’achats.
Les acheteurs doivent consacrer davantage d’efforts à comprendre et à s’adapter aux différentes méthodes de travail de leurs collègues. Les échanges d’informations et de documents prennent plus de temps, et la coordination entre les différents acteurs impliqués dans les processus d’achats est plus complexe.
Il est important pour les directions achats des PME de promouvoir une harmonisation des processus d’achats et de favoriser l’utilisation d’outils et de méthodologies communes.
Cela permettra de réduire les inefficiences, d’améliorer la communication et la collaboration, et de gagner du temps en rationalisant les activités liées aux achats. De plus, la mise en place de bonnes pratiques et de processus standardisés facilitera la mesure de la performance, l’analyse des résultats et l’identification d’opportunités d’optimisation au sein de l’entreprise.
Quelle est la solution pour remédier à ces problèmes ?
Afin de remédier à ces problèmes, il est essentiel de revoir et de rationaliser les processus d’achats au sein de l’entreprise au travers une unique plateforme.
C’est là que la marketplace interne entre en jeu, avec une promesse alléchante : libérer le temps des Directions Achats en automatisant le processus d’achat et en offrant une plateforme centralisée aux collaborateurs permettant de gérer les transactions avec les fournisseurs.
Explication du modèle de la marketplace interne qui révolutionne les processus d’achat B2B.
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